Willkommen bei untermStrich

Controlling Management Software - schrankenlos, realistisch, angemessen, unabhängig und immer überall verfügbar für alle Architekten, Ingenieure und Planungsbüros.

Herzblut

Leidenschaft ist unser Antrieb. Ob Entwickler oder Kundenbetreuer, wir geben stets unser Bestes.

Praxisnah

Von Planern für Planer entwickelt. untermStrich stellt alle Komponenten für ein erfolgreich geführtes Planungsbüro zur Verfügung.

Unabhängig

Unabhängig von Betriebssystemen und losgelöst von Standorten. untermStrich ist immer für Sie da.

Vorteile

Sie wollen klare und exakte Antworten auf Fragen der internen Projekt- und Unternehmenssteuerung? Die untermStrich X Software gibt Ihnen die richtigen Antworten auf Ihre Fragen. Einfach, schnell und zuverlässig.

Claim Management

Mit untermStrich werden Sie transparent und nachvollziehbar. So können Mehrleistungen schnell und einfach ausgewiesen werden.

Ist Kalkulation

untermStrich hilft Ihnen bei der Visualisierung Ihrer Erfolgsabläufe, der Kostenübersicht durch einfache Zahlenstatistik und der Analyse von Arbeitsprozessen, Charts und Trends.

Suchen

Reduziert zeitintensives Suchen auf ein Minimum für Dokumente, Pläne, Stunden, Termine, Aufgaben, Honorare und mehr.

Mehrsprachig

Kommunikationsschwierigkeiten? Nicht mit untermStrich! Individuelle Spracheinstellungen für jeden Mitarbeiter – wenn es sein muss, auch im Dialekt!

Modular

Stellen Sie sich ihr eigenes untermStrich zusammen und arbeiten mit den Modulen, die Sie wirklich wollen.

Anpassung

Mit untermStrich können Sie die eigene Art der Arbeit leben und je nach Bedarf einfach und schnell individuelle Anpassungen vornehmen.

Module


Lizenzen und Preise

Die Leistungen bzw. die Module von untermStrich werden exakt auf den Nutzer abgestimmt. Sie kaufen so viele Lizenzen, wie Sie tatsächlich gleichzeitig benötigen. Nicht mehr und nicht weniger.

Beispiel Startpaket mit 1 Lizenz
  • Basis | Projekte, Team, Adressen, Konfiguration
  • Controlling | Stunden, Honorare, Resultate
  • Info | inbegriffen
  • Butler | inbegriffen
  • Serviceleistungen | Optional
  • CHF 1'520.00

    exkl. MWST
Beispiel Startpaket mit 5 Lizenzen
  • Basis | Projekte, Team, Adressen, Konfiguration
  • Controlling | Stunden, Honorare, Resultate
  • Info | inbegriffen
  • Butler | inbegriffen
  • Serviceleistungen | Optional
  • CHF 4'180.00

    exkl. MWST

Testversion

Testen Sie untermStrich 30 Tage lang kostenlos.

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Wissen

Architekten und Ingenieure müssen sich immer grösseren Herausforderungen stellen. Nicht nur die Bauprozesse werden komplexer, auch von der betriebswirtschaftlichen Seite steigen die Anforderungen zunehmend. Die Honorare werden knapper, die Leistungsanforderungen jedoch immer höher. Dies zwingt Planungsbüros zu mehr unternehmerischem Denken. Sie müssen kostenbewusster arbeiten und dies so, dass die Baukultur nicht darunter leidet. Deshalb ist es umso wichtiger, mit möglichst geringem Aufwand frühzeitig zu wissen, welche Projekte innerhalb eines Büros in finanzieller Hinsicht aus dem Ruder laufen und welche auf Kurs sind. Ein aktives Controlling kann hierzu einen wesentlichen Beitrag leisten. Gerade in personalintensiven Betrieben, die arbeits- und zeitintensive Planungsprojekte abwickeln, wird nach wirksamen Steuerungs- und Kontrollmöglichkeiten verlangt. Den unter Controlling wird nicht nur die Kontrolle allein verstanden, sondern Planung, Kontrolle und Steuerung.
Gespräche mit Architekten und Ingenieuren unterstreichen, dass unter Controlling in Planungsbüros, in erster Linie häufig eine reine Nachkalkulation verstanden wird. Während die Nachkalkulation am Ende eines Projektes die tatsächlich angefallenen Kosten zusammenstellt, um dessen Erfolg zu eruieren, werden beim aktiven Controlling die auflaufenden Kosten schon während dem Projekt ausgewiesen. Ein gewisser Ungenauigkeitsfaktor bleibt bestehen, da von Plankosten ausgegangen wird. Die Vorteile jedoch liegen auf der Hand.

Zergliedert man die Einnahmen eines Planungsbüros wird schnell ersichtlich, dass diese in der Regel aus Planer-Leistungen oder Begutachtungstätigkeiten bestehen. Die Ausgaben können zu Personalkosten, Fremdleistungen und Sachkosten zusammengefasst werden, welche aus den Projekten heraus anfallen. Unter dieser Betrachtung wird die Tragweite eines Controllings in einem Planungsbüro bewusst. Ein einfaches Controlling, welches von Beginn an geführt wird, kann die gesamte Steuerung eines Büros unterstützen.

91% aller Schweizer Planungsbüros sind Mikrounternehmen (bis 9 Mitarbeiter). Ein Controlling muss deshalb möglichst einfach gestaltet sein. Ein wissenschaftlicher Ansatz dient hierbei wenig, Das System muss auf einfache Weise einzusetzen sein und folgende Ziele müssen damit erreicht werden können:

  • Den Überblick aller Projekte gewährleisten
  • Kostenstand und Leistungserstellungsstand der Projekte aufzeigen
  • bweichungen in Projekten frühzeitig erkennen
  • Aus den Analysen herleiten können, woran es bei Abweichungen gelegen hat, um Massnahmen ergreifen zu können
Eines der wichtigsten Instrumente in einem Architekturbüro oder Ingenieurbüro ist die Kalkulation. Der interne Stundensatz dient als Grundlage für ein erfolgreiches Controlling. Ohne diese richtige Information lassen sich keine brauchbaren Schlüsse ziehen.

Zur Kalkulation muss entschieden werden, ob nur einer oder mehrere Selbstkostensätze innerhalb eines Büros angewendet werden. Wird nur ein einziger Mittelwert bestimmt, entspricht dies wohl den Vorgaben des SIA – Honorarmittelwertes über alle Personalkategorien – ist für eine genaue Bestimmung der angefallen Kosten jedoch nicht ausreichend. Wählt man hingegen die Variante eines Durchschnittssatzes pro Qualifikationskategorie, z.B. Geschäftsleiter, Projektleiter, Zeichner oder Sekretärin, sind die Lohnunterschiede innerhalb der Kategorien oft zu wenig differenziert. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, für jeden einzelnen Mitarbeiter einen Selbstkosten-Stundensatz zu ermitteln. Diese Alternative bietet den Vorteil, dass für die Budgetierung, die Abrechnung nach Aufwand und das Controlling ein wirklichkeitsnaher Satz gegeben ist. Der Zeitaufwand, der mit dem Berechnen der einzelnen Stundensätze verbunden ist, wird hierbei eher als Nachteil empfunden. Dieser Aufwand fällt in der Regel aber nur einmal jährlich oder bei einschneidenden Veränderungen an. Die kostenlos zur Verfügung gestellte Berechnung von Allplan Schweiz AG bietet Unterstützung. Sie ermöglicht auf einfache Art, die individuellen Stundensätze in einem Planungsbüro zu berechnen.

Wünschen auch Sie Ihren “internen” Stundensatz zu berechnen? Kontaktieren Sie uns, wir helfen Ihnen gerne weiter.
Man muss sich Controlling als Regelkreis vorstellen, in welchem die einzelnen Schritte bis zum Projektende immer wieder durchlaufen werden.

Conrtolling


In jedem Projekt gilt es zu definieren, in welchem Detailierungsgrad der Projektstrukturplan aufgebaut sein soll. Dies in Abhängigkeit der Komplexität des Projektes, den beauftragten Leistungen oder der Tiefe, in welcher die Informationen benötigt werden. Die einzelnen Phasen, das Budget und die Zeitaufwände müssen geplant und festgehalten werden. In der Regel werden dazu die Leistungsphasen der SIA übernommen. Mit den rapportierten Stunden der Mitarbeiter und dem mitarbeiterbezogenen Stundensatz, wird der aktuelle Kostenstand einer Projektphase ermittelt und bemessen inwiefern dieser vom Plan abweicht. Liegt eine Abweichung vor, gilt es zu analysieren, wie diese zustande gekommen ist, um die nötigen Massnahmen einleiten zu können.
Auch für die Umsetzung eines einfachen Controllings, müssen wichtige Voraussetzungen in einem Büro erfüllt sein:

  • Informationen müssen mit minimalem Aufwand zeitnah zur Verfügung stehen
  • Informationen müssen qualitativ hochwertig sein
  • Das Kontrollintervall muss bei Projektstart definiert werden

Ohne zeitnahe Informationen über den aktuellen Projektstand lassen sich frühzeitig keine Abweichungen feststellen. Somit fällt der wesentliche Nutzen eines Controllings, das frühzeitige Erkennen einer Abweichung, weg. Die Grundlage dafür bilden die Arbeitsrapporte der Mitarbeiter. Sie müssen ihre Arbeitsstunden zeitnah und kontinuierlich erfassen, damit die Informationen weiterverarbeitet werden können. Die Aufwände, um die Stunden und Informationen zusammenzutragen, müssen dabei möglichst gering bleiben. Ist der Aufwand zu gross, wird sich ein Controlling nicht einführen lassen. Unter Berücksichtigung der Produktivität spricht dies in der Regel für eine integrierte Controlling Software wie beispielsweise untermStrich®. Der Zeitaufwand für das Zusammenführen der Rapporte entfällt damit grösstenteils.

Um wesentlich vom Controlling profitieren zu können, benötigt ein Planungsbüro hochwertige Informationen, wie die Leistungsbeschreibungen der Mitarbeiter. Nur anhand dieser lässt sich im Falle einer Abweichung erkennen, ob die Ursache interner oder externer Natur ist. In der Einführungsphase muss hierauf besonders geachtet und immer wieder darauf aufmerksam gemacht werden. Genau diese Informationen können bei Verhandlungen dazu verhelfen, Nachforderungen durchzusetzen, denn nur mit einer lückenlosen Dokumentation der geleisteten Stunden kann dem Bauherrn belegt werden, welche Aufwände wirklich geleistet wurden.

Jedes Projekt verläuft unterschiedlich. Wesentlich ist, in jedem Projekt einen spezifischen Kontrollintervall zu bestimmen. Der Intervall muss anhand der Risikolage beurteilt werden. Eine wöchentliche Sitzung hierzu hat sich in der Praxis bewährt. Kritische, sowie auch sehr gut laufende Projekte werden jeweils betrachtet und analysiert.
Entscheider in Architekturbüros und Ingenieurbüros leiden verstärkt an Gewissensbissen. Sie sehen sich gezwungen, mehr Nachforderungen zu stellen als ihnen lieb ist.

Dass der Projektumfang zunimmt und die Kosten ausufern, hat vielerlei Gründe: Aufträge werden ungenügend spezifiziert, Änderungen im Liefer- und Leistungsumfang gewünscht, unvorhersehbare Ereignisse treten ein usw.

Was notwendig ist, um Mehrleistungen erfolgreich einzufordern? Eine wichtige Rolle spielen folgende Hauptpunkte:

  • die technische Abklärung von Änderungen, Verträge und etwaige Anpassungen
  • die Freigabe durch den Auftraggeber
  • die genaue Dokumentation der Anforderungen und Leistungen inklusive Änderungen
  • die Kalkulation der Leistungen
  • Offerten / Angebote an den Auftraggeber oder Verursacher einer Änderung
  • die Freigabe durch den Auftraggeber oder Verursacher
  • die Realisierung des Projekts und die Abrechnung

Matchentscheidend bei Nachforderungen ist allerdings die genaue Dokumentation der Mehrleistungen. Davon hängt ab, wie viel Zusatzhonorar Sie geltend machen können – wenn es hart auf hart kommt auch vor dem Richter. Mit einer schlichten Liste der aufgewendeten Arbeitsstunden kann auch der beste Anwalt nichts für Sie ausrichten.

untermStrich® hilft hier, Ihre Leistungen in der Regel fair zurückerstattet zu bekommen. Das beweisen uns immer wieder unsere Kunden.
  • Frühzeitiges Erkennen von Risiken
  • Möglichkeiten zusätzlicher Erlöse
  • Identifikation und Aufbau von eigenen Claims gegenüber einem Vertragspartner
  • Das Entstehen von (Fremd-) Claims verhindern
  • Mehrkosten in der Projektabwicklung gering halten
  • Durchsetzen von (begründbaren) Forderungen gegenüber einem Vertragspartner (z.B. Mitwirkungsleistungen)
  • Abwehr von (nicht begründbaren) Forderungen von einem Vertragspartner (z.B. Mehrleistungen)
  • Vermeidung von (teuren) Rechtstreitigkeiten
  1. Abweichungen identifizieren
  2. Voraussetzungen:
    Kenntnis der vereinbarten Lösung (Soll-/IST-Zustand)
    Kenntnis des Vertrags
  3. Auswirkungen der Abweichung analysieren und dokumentieren (Aufwand, Zeit, Kosten)
  4. Abweichung und deren Auswirkung kommunizieren (an Auftraggeber / Subunternehmer und intern)
  5. Lösung verhandeln (Vertragsänderung, Kostenerstattung)
  • Kenne alle deine Claims vom ersten Tag an. Das gilt für alle Projektmitarbeiter.
  • Anspruchsgrundlage schaffen durch konkretes, messbares Benennen und Abstimmen mit dem Partner durch Dokumentation, Protokolle durch Klärung der Kommunikationswege mit dem Partner.
  • Fordere die Claims rechtzeitig ein.
  • Abweichungen dokumentieren (Verzug).
  • Abweichungen regelmässig kommunizieren.

„Ist der Claim nicht gut genug für den Richter, ist er auch nicht gut genug für den Auftraggeber“.

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Mit viel Engagement und Leidenschaft stehen wir Ihnen kompetent zur Seite.

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15 Jahren Branchenerfahrung
2011 Abschluss als BSc ZFH in Betriebsökonomie

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Seit 2006 untermStrich bei Allplan Schweiz AG
15 Jahre PL Architektur / GU, CH und Canada
HBZ eidg. FA, Marketing Specialist with Federal PET Diploma

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Projektmanagement

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Seit 1990 bei
CDS Bausoftware AG
seit 2010 untermStrich
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Seit 2004 bei
CDS Bausoftware AG
15 Jahre Branchenerfahrung Architektur
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